5 טיפים מצוינים לעורכים תקתקנים

והפעם – כמה טיפים מעשיים, ואפילו טכניים, שמחליקים תהליכים והופכים את חיי העורכים (והכותבים) לקלים ונעימים יותר.

נתחיל בהשוואת קבצים, שהיא אחותו הגדולה והמוכשרת של עקוב אחר שינויים. השוואת קובצי וורד מאפשרת לנו לעשות כמה דברים נחמדים, ובקלות רבה.

1. השוואת הקובץ שערכנו לקובץ שחזר מהכותב.

מה הבעיה? לאחר סבב עריכה אנו שולחים את הטקסט הערוך לכותב או לכותבת, שצריכים לעבור עליו, לבדוק את תיקוני העריכה ולהשיב על שאלות. אנחנו, מצדנו, צריכים לראות מה בדיוק הם שינו. אפשר כמובן לבקש מהכותב שיסמן בצבע כל שינוי או תשובה שלו. ואפשר לעבוד ב"עקוב אחר שינויים", אבל לא תמיד קל להבחין בשינויים ובתוספות קטנים של הכותב בתוך סבך השינויים והתוספות של העורך. גרוע מזה: גם לכותבים לא נוח לראות את כל סבך השינויים הזה, ולכן הם מבצעים "קבל" של מה שמקובל עליהם – כולל שינויים שהם עצמם עשו ושממש כדאי שנראה.

מה עושים? ראשית, אומרים לכותב שהוא לא צריך לסמן בשום צורה את השינויים שלו; בכך חסכתם טרחה לשניכם. כאשר הוא מחזיר לכם את הקובץ עם ההערות שלו, שמרו אותו בתיקייה יחד עם הקובץ המקורי ותנו לשני הקבצים שמות נוחים, כמו "ביוכימיה ערוך" ו"ביוכימיה חזר מענת".

כעת פותחים את תפריט "סקירה", בוחרים ב"השווה", לוחצים על "השוואה", בוחרים בחלון הימני את המסמך הערוך המקורי ובשמאלי את המסמך שחזר מהכותב, ולוחצים "אישור". אם באחד משני הקבצים יש סימוני "עקוב", הוורד יזהיר אתכם שפה נגמר התחכום שלו, ושהוא מתייחס לשני הקבצים כנקיים (כלומר מסמן רק את ההבדלים ביניהם). אשרו ותקבלו קובץ חדש של הטקסט. בקובץ הזה, כל מה שלא שונה בין שני הקבצים שהשוויתם יופיע כטקסט רגיל, ורק ההבדלים יהיו מסומנים ב"עקוב". כלומר, כל השינויים הרבים, הקטנים והגדולים, שביצעתם במהלך העריכה – יתקבלו ולא תצטרכו לגעת בהם יותר, ורק ההערות והשינויים שהכותב עשה מצדו – יופיעו. כעת צריך לשמור את הקובץ החדש בשם חדש, וזהו.

טיפים אקסטרה: אם אחד הקבצים שאתם מעוניינים להשוות אינו מופיע ברשימת הקבצים שנפתחת, לחצו על איקון התיקייה ותוכלו לבחור אותו מתוך התיקיות שבמחשב.

2. "איפוס" כל סימוני העקוב בקובץ הערוך.

מה הבעיה? במסמך וורד ערוך ב"עקוב אחר שינויים", השינויים המסומנים מכילים כידוע עוד מידע מלבד עצם השינוי: מי עשה את השינוי (שם המשתמש המוגדר במחשב) ומתי (תאריך ושעה). לעתים קורה שערכנו מסמך מסוים על כמה מחשבים שונים, וכתוצאה מכך השינויים שלנו מסומנים בכמה צבעים שונים, וזה עלול לבלבל את הכותב. נוסף על כך, נתקלתי גם בעורכים שרצו להעלים את המידע על זמן העריכה – אולי משום שיש להם רפיוטיישן של אנשי לילה, וה"עקוב" מעיד שהם היו ערים, רחמנא ליצלן, כבר בשבע בבוקר. בכל אופן, השוואת הקבצים מאפשרת לנו להעלים עדויות.

מה עושים? מבצעים השוואת קבצים, כפי שתיארנו בטיפ הקודם, בין הקובץ המקורי (הלא-ערוך) לקובץ הערוך. כל השינויים שביצעתם יופיעו באותו צבע, עם אותו שם משתמש ועם ציון השעה והתאריך שבהם ביצעתם את השוואת הקבצים.

את זה אפשר לעשות, אגב, גם אם ערכתם ושכחתם להפעיל את ה"עקוב".

3. "חפש והחלף" רווחים מיותרים.

מה הבעיה? במסמך שמגיע לעריכה פזורים בדרך כלל רווחים מיותרים – שניים, ואף שלושה או יותר רווחים במקום שצריך להיות רק אחד.

מה עושים? אמנם, רבים מאיתנו מתגאים בעיני הנץ שלהם ומזהים רווחים מיותרים עוד מרחוק, אבל יש פתרון קל יותר: השתמשו ב"חפש והחלף". ב"חפש" הקלידו שני רווחים רצופים, וב"החלף" הקלידו רווח אחד. אם המסמך הוא טקסט רץ פשוט, אפשר להשתמש ב"החלף הכל" (שימו לב, אם יש במסמך רצפים של יותר משני רווחים, צריך לחזור על הפקודה כמה פעמים, עד שהוורד ידווח "בוצעו 0 החלפות"). אם יש במסמך פריטים מורכבים יותר, כמו נוסחאות מוקלדות בוורד או טבלאות, כדאי לבצע את החיפושים וההחלפות אחד-אחד.

4. קובץ כללים.

מה הבעיה? להוצאות לאור ולעיתונים יש בדרך כלל כללים קבועים לתעתיק ולכתיבת שנים, מספרים וכו'. אך כאשר למגזין או לסדרה יש עורך לשון אחד, הוא נוטה לעבוד כפי שהוא רגיל בלי לתעד את הכללים בכתב. החסרון – אם עורך הלשון בר המזל יוצא לחופשה, וכל הכללים הקבועים נמצאים בראש שלו ולא בשום מקום אחר, המחליף יהיה בבעיה.

מה עושים? כדאי לתעד את הכללים שעובדים לפיהם, את המונחים המקצועיים שנבחרו בעברית וכו'. כללים כתובים מועילים מאוד גם לקבוצת עורכים שעובדים על אותם סדרה או ספר; כדי לאפשר לכולם לקרוא ולעדכן אותו מסמך, אפשר להשתמש ב-Google Docs.

5. חפש את המטמון (או הדולר, או השטרודל).

מה הבעיה? לסמן לכותבת, או למעצב, איפה בדיוק יש משהו שאתם רוצים שהם יטפלו בו.

מה עושים? סמנו את המקומות האלה בסימן שאיננו מופיע בטקסט בשום מקום אחר, כמו @ (אלא אם הטקסט עוסק באינטרנט) או $ (אלא אם הטקסט הוא מתחום השופינג או הכלכלה).

עריכה נעימה.